Личный помощник/ассистент руководителя

Обязанности:

Работа с документами :

• прием поступающей корреспонденции и последующая передача ее в структурные подразделения клиники, внешним агентам; формирование и переадресация ответов
• ведение делопроизводства: составление писем, запросов и прочих документов, подготовка проектов докладов, отчетов и других материалов
• формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности
• прием и проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, качественное их редактирование, оперативное хранение документов в ходе исполнения и в стадии архивирования
• контроль исполнения работниками клиники изданных приказов и распоряжений, а также соблюдение сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль
• ведение контрольно-регистрационной картотеки
• Организационная работа
• прием и передача сообщений по каналам связи
• создание имиджа приемной зоны и кабинета руководителя
• создание «телефонного имиджа» компании и руководителя, ограждение руководителя от ненужных посетителей и звонков, самостоятельное принятие решений по переадресации и завершению звонков;
• обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами работы
• организация и координация встреч руководителя, разработка наиболее рационального порядка и процедуры ее работы;
• подготовка заседаний, советов и других совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведение и оформление протоколов совещаний
• организация презентаций и представительская деятельность
• организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения просьб пациентов и предложений работников
• исполнение личных поручений

Требования:

• высшее образование
• знание документооборота, умение грамотно работать с документацией
• спокойный сдержанный характер
• умение работать в команде и в режиме многозадачности
• желание привнести новое, творческое для имиджа клиники через ее руководителя
• ответственность
• абсолютная грамотность
• умение вести письменные, устные, телефонные переговоры
• понимание специфики работы психотерапевта
• мотивация на длительное сотрудничество

Условия:

• работа в развивающейся компании Санкт-Петербурга
• прекрасные офисы на набережной Крестовского острова
• официальное трудоустройство
• замечательный профессиональный коллектив
• 5 дневный режим работы, 10-19. Готовность к дополнительным выходам по предварительной договоренности

Адрес: Санкт-Петербург, набережная Мартынова 4 Метро Крестовский остров (Фрунзенско-Приморская)