Секретарь практики / Team assistant

О компании:

АЛРУД – одна из ведущих российских юридических фирм, оказывающая все виды правовых консалтинговых услуг для иностранных и российских компаний и корпораций. За более чем 30 лет работы на российском и международном рынке мы наладили прочные деловые связи с клиентами и партнерами и выстроили репутацию одной из наиболее авторитетных российских юридических фирм.

Функциональные обязанности:

• Административная и информационная поддержка команды юристов;
• Поддержка команды по клиентским поручениям: помощь в подготовке коммерческих предложений, заведение карточек клиентов и проектов во внутренних системах компании, работа в биллинговой программе, сдача дел в архив;
• Сопровождение процедуры согласования договоров с клиентами и контрагентами совместно с проектными менеджерами;
• Сопровождение процедуры выставления счетов (согласования, корректировка отчетов) совместно с проектными менеджерами и финансовой службой компании, ведение переписки по финансовым вопросам с представителями клиентов;
• Взаимодействие с тендерными площадками, подготовка документации для участия в тендерах;
• Travel-поддержка и организация командировок сотрудников (бронирование гостиниц, покупка билетов, организация трансферов и т.д.);
• Работа с бухгалтерской отчетностью по своему подразделению (представительские расходы, командировочные расходы, закрывающие документы по контрагентам и подрядчикам) совместно с бухгалтерией;
• Помощь с документооборотом подразделения;
• Помощь с редактурой и форматированием презентаций, документов;
• Ведение реестров и базы контактов клиентов;
• Организация деловых встреч юристов (бронирование переговорных комнат, заказ пропусков и т.д.);
• Помощь в процессе подготовки внутренних мероприятий для клиентов практики (формирования списков для рассылки приглашений, направление приглашений, регистрации гостей мероприятий).

Ожидания от кандидата:

• Высшее образование;
• Рабочий английский язык (преимущественно письменный);
• Опыт работы от 2 лет на аналогичных позициях (опыт работы в юридических компаниях является преимуществом);
• Знание основ делопроизводства и документооборота, навыки работы с оргтехникой;
• Уверенный пользователь ПК и стандартных офисных приложений (пакет MS Office);
• Значимые компетенции: способность работать в проактивном режиме и в условиях многозадачности, высокая степень организованности, исполнительность, пунктуальность, внимание к деталям.

Условия:

• Оформление в соответствии с нормами ТК РФ;
• График работы: 5/2
• Официальная «белая» заработная плата (обсуждается по результатам собеседования);
• Прозрачная система премирования по результатам работы (квартальные и годовой бонусы);
• Система наставничества, помощь в адаптации;
• Подключение к программе ДМС (включая стоматологию);
• Расположение офиса - м. Белорусская (7–10 минут пешком от метро).